311.3.3 Insérer un fascicule imprévu[//]

Lorsque vous cliquez sur l'option Insérer avant fascicule de l'écran Recevoir pour insérer un nouveau fascicule, le système affiche l'écran Insérer fascicule. Les champs prennent par défaut les valeurs de la ligne sélectionnée en utilisant l'option insérer. Ainsi, lorsque vous avez choisi d'insérer un fascicule au-dessus de la ligne 7, le système copie les valeurs des champs de la ligne 7 et les reproduit sur un nouvel écran.

Zones sur l'écran

Numérotation – Contient l'énumération des fascicules (énumération des volumes) et leur chronologie (date de la couverture). Cette information prend la valeur par défaut de la ligne que vous avez sélectionnée en utilisant l'option insérer. Vous pouvez passer outre cette information en entrant votre propre numérotation dans les colonnes. Une colonne s'affiche pour chaque niveau d'énumération et de chronologie défini dans ce modèle de prévision de fascicules. Dans les champs chronologie ayant des codes de chronologie avec des prévisions valides (c'est à dire mois, jours de la semaine, saisons), vous pouvez tapez F8 (ou tapez ?L) pour consulter une liste des entrées valides. Dans ce cas, le système vérifiera que vous entrez une prévision conforme dans le champ.

Titre fascicule – Titre spécial associé à ce volume.

Supprimer libellés – Si cette option n'est pas cochée, le système utilise les libellés définis dans le modèle de prévision lors de l'impression de l'Enumération du fascicule. Par exemple, v.61:n°12 (Novembre 2004). Si cette option est cochée, les libellés sont ignorés et le système imprime ce qui est dans le champ numérotation. Ceci est utile si vous souhaitez recevoir un index annuel à la fin de l'année sans créer un type séparé de publication/modèle de prévision pour lui. Dans ce cas, tapez Index 2004 dans la première colonne du champ Numérotation, supprimer toute autre donnée des colonnes restantes et cochez l'option Supprimer libellés. Le système affichera Index 2004 comme numérotation de ce volume.

Annotation – Saisissez une note concernant ce volume.

Remarque

Vous ne pouvez insérer un fascicule avec des exemplaires attendus ultérieurement.

Colonnes sur l'écran

Abonnement – Numéro d'abonnement. Ne peut être mis à jour.

Cote – Cote de rangement courante pour l'abonnement. Ne peut être mis à jour.

Statut (*) – Pour attribuer un statut à un exemplaire, saisissez un code numérique de statut fascicule comme précédemment décrit dans la partie 311.3.2.1. Vous pouvez également taper sur F8 (ou taper sur ?L) dans ce champ pour ouvrir l'écran détaillé Insérer fascicule qui vous permet d'attribuer un code-barres au fascicule, de saisir des notes publiques ou internes, l'URL, de changer la date, etc. . Les champs dans lesquels vous pouvez utiliser F8 ( ou taper ?L) pour ouvrir un écran détaillé sont signalés par (*). Se référez à la partie 311.3.3.1 pour une description de l'écran détaillé.

Code-barres – Si cette cellule est grisée, vous n'êtes pas autorisé à attribuer un code-barres aux fascicules de cet abonnement (c'est à dire que l'abonnement n'a pas de cote de rangement ou n'a pas de champ Exemplarisation des fascicules paramétré. La valeur Oui ou Non dans la colonne indique si le fascicule possède un code-barres pour cet abonnement. Ne peut être mis à jour.

URL – Si cette cellule est grisée, vous n'êtes pas autorisé à entrer une adresse URL pour cet abonnement (c'est à dire que seule l'option Imprimé du champ Format de l'abonnement est sélectionnée). La valeur Oui ou Non dans le champ indique si une URL est saisie pour le fascicule de cet abonnement. Ne peut être mis à jour

Note publique – La valeur Oui ou Non dans le champ indique s'il y a une note publique pour le fascicule de cet abonnement. Ne peut être mis à jour.

Note interne – La valeur Oui ou Non dans le champ indique si une note interne est liée à ce fascicule. Ne peut être mis à jour.

Fournisseur – Le fournisseur des numéros manquants de l'abonnement. Ne peut être mis à jour.

Routage – L'abonnement est-il ou non mis en circulation. Ne peut être mis à jour.

Lorsque vous cliquez sur OK, le système crée une entrée pour chacun des abonnements possédant un statut autre que Aucun dans la colonne Statut. Si vous avez attribué des codes barre à chaque fascicule reçu, le système affiche maintenant l'écran Saisir un nouvel exemplaire pour chacun des codes barre. Se référer à la partie 311.3.1.2. Si chacun des abonnements reçus est mis en circulation, soit le système imprime alors immédiatement un bordereau de circulation soit il vous envoie vers l'AFO 344 (selon les paramètres de votre notice Utilisateur valeurs par défaut – AFO 368). Après l'enregistrement des réceptions, le système affiche à nouveau l'écran Recevoir avec l'information mise à jour.

311.3.3.1 Insérer détails d'un fascicule[//]

Lorsque vous tapez F8 (ou tapez ?L) dans la colonne Statut de l'écran Insérer fascicules, l'écran détaillé Insérer fascicules s'affiche.

Zones sur l'écran

Abonnement – En lecture seule. Le numéro d'abonnement attribué à cet abonnement.

Cote – En lecture seule. La cote de rangement attribuée à cet abonnement.

Statut – Attribuez un statut à un exemplaire. Saisissez un code numérique Statut fascicule comme décrit précédemment dans la partie 311.3.2.1.

Date Statut – Saisissez la date correspondant au statut fascicule.

Code-barres – Si dans la notice abonnement l'option Exemplarisation des fascicules est cochée et si vous exemplarisez au moment de la réception, entrez ici le code.

URL – Si l'abonnement possède un Format qui comporte la réception d'un périodique électronique, saisissez ici l'URL.

Chemin URL – Si l'abonnement possède un Format qui comporte la réception d'un  périodique électronique, saisissez ici le chemin URL.

Note publique – Saisissez une note publique propre à l'exemplaire de ce fascicule.

Note interne – Saisissez une note interne propre à l'exemplaire de ce fascicule.

Fournisseur – En lecture seule. Fournisseur des fascicules manquants lié à l'abonnement.

Routage – En lecture seule. Si cette option est cochée, l'exemplaire de l'abonnement est mis en circulation.

311.3.4 Supprimer un fascicule[//]

Sélectionnez un (ou plusieurs) fascicules à partir de l'écran Recevoir et cliquez sur l'icône Supprimer fascicule pour supprimer les données du (des) fascicule(s) sélectionné(s). Vous ne pouvez supprimer les fascicules attendus en haut de l'écran. Le système affichera le message « Voulez-vous supprimer les données de fascicules ? » Répondez OK pour exécuter la suppression, ou Annuler pour ne pas les supprimer. Si vous répondez OK, le système vérifie que ces volumes peuvent être supprimés. S'il ne rencontre aucune erreur, le système supprime les fascicules pour le code de LIVRAISON courant des volumes sélectionnés. S'il existe des fascicules pour d'autres codes de LIVRAISON dans le(s) notice(s) des volumes, le fascicule restera affiché mais avec le statut Non attendu. Ce qui signifie qu'il y a d'autres fascicules pour ce volume dans le système mais qu'ils n'appartiennent pas au code de LIVRAISON courant. S'il n'y a plus d'autres fascicules pour ce volume dans le système, la ligne entière est supprimée de l'affichage. Cliquez sur cette option pour déplacer un fascicule inséré par erreur ou un fascicule non publié. Cette option supprime les informations de réception de tous les abonnements pour le code de LIVRAISON courant. Si vous souhaitez seulement supprimer les informations de réception d'un abonnement en particulier, clique sur l'option Supprimer de l'écran Réception après avoir sélectionné l'option Réception de l'écran Données générales d'abonnement (voir partie 321.3.4).

Note

Le mot de passe choisi dans l'AFO 367 – Divers vous permettra de supprimer plusieurs fascicules à la fois.

Lorsque des fascicules sont liés à des notices analytiques et qu'ils sont sélectionnés pour être supprimé, le système affiche un message d'avertissement. Ce message comporte trois boutons :

311.3.5 Déplacer un fascicule[//]

Cette option vous permet de modifier l'ordre d'apparition des fascicules sur l'écran Recevoir. Vous ne pouvez déplacer un fascicule au-dessus des prochains fascicules attendus. Après avoir sélectionné cette option à partir de l'écran Recevoir, le système vous propose cet écran de saisie.

Zones sur l'écran

De la position – Saisissez le numéro de la ligne du fascicule que vous souhaitez déplacer.

A la position – Saisissez le numéro de la ligne où vous souhaitez effectuer le déplacement. Si vous déplacez un fascicule vers le haut de la liste, le champ A la position est égal à la position choisie in fine dans la liste. Dans notre exemple, le fascicule précédemment à la ligne 11 sera déplacé vers la ligne 9. Le fascicule précédemment à la ligne 9 sera maintenant affiché à la ligne 10. Si vous déplacez un fascicule vers le bas de la liste, le fascicule sera déplacé à l'emplacement au-dessous défini par le champ A la position. Par exemple, si vous déplaciez un fascicule de la ligne 9 à la ligne 11, le fascicule serait affiché sous l'ancien contenu de la ligne 11.

311.3.6 Limiter le contenu de l'écran recevoir[//]

Cliquez sur l'option Limiter par pour restreindre ce que vous voyez sur l'écran Recevoir. Le système affiche l'écran de saisie Limiter par.

Zones sur l'écran

Statut – Sélectionnez un ou plusieurs statuts. Le système affichera seulement les fascicules possédant ces statuts.

Fascicules avec code-barres – Si cette option est cochée, le système affichera seulement les fascicules exemplarisés.

Cliquez sur le bouton Supprimer tout pour supprimer les restrictions précédentes. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Recevoir. La zone d'information de l'écran Recevoir sera mise à jour des nouvelles restrictions. Aussi, le système affichera les données fascicules selon vos restrictions.

Dans cet exemple, nous avons sélectionné seulement les fascicules réclamés. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Recevoir.

Remarquez que l'en-tête a été mis à jour et nous informe que seuls les fascicules Réclamés sont affichés. Seuls 8 fascicules sur 24 possèdent le statut Réclamé.

Remarque

Les restrictions restent actives après que vous ayez quitté l'écran Recevoir. Cliquez sur le bouton Supprimer tout de l'écran Limiter par pour annuler les restrictions

311.3.7 Voir exemplaire[//]

A partir de l'écran Recevoir, sélectionnez une ligne dont la colonne Code-barres indique Oui et cliquez alors sur l'icône Voir exemplaire. Le système affiche l'écran Résumé exemplaire pour le fascicule sélectionné.

Vous n'êtes pas autorisé à ajouter de nouveaux codes barre, seulement à mettre à jour/supprimer les codes barre qui ont déjà été créés pour les numéros sélectionnés. Si vous souhaitez ajouter un code-barres à un fascicule, cliquez sur l'icône Modifier fascicule de l'écran Recevoir.

311.3.8 Mise à jour de l'état de collection[//]

Si vous cliquez sur l'icône Etat de collection à partir de l'écran Recevoir, le système affichera l'écran Etat de collection pour les localisations.

Le système affiche l'état de collection résumé pour chaque abonnement de la localisation de LIVRAISON courante.

Double-cliquez sur l'une des entrées pour mettre à jour l'état de collection pour un des abonnements. Le système répond en affichant l'écran de l' Etat de collection. Se référer à la partie 321.4.3 pour une explication détaillée des champs de cet écran.

Remarquez l'état de collection que le système génère automatiquement pour cette localisation. Il a pris en compte que le n°202 n'a pas encore été réceptionné.

Cet état de collection s'afficherait de la façon suivante dans le WebOpac :

Si vous décoché la Génération automatique de l'état de collection, le système affichera seulement ce que vous avez saisi dans les champs  Etat rétrospectif et Etat de suivi. Il est recommandé de lister la gestion des exemplaires de cet abonnement comme suit :

Cet état de collection s'afficherait de la façon suivante dans le WebOpac :